Management ¿Las reuniones de trabajo son una pérdida de dinero?

Las reuniones sin sentido en el trabajo cuestan a las grandes empresas US$ 100 millones/año. La investigación estimó el costo para las empresas con más de 5.000 empleados. Los empleados "pierden" un promedio de 18 horas a la semana.

La investigación muestra que las mujeres estaban más preocupadas que los hombres por rechazar invitaciones a reuniones. Las reuniones innecesarias cuestan a las grandes empresas $100 millones al año, según una investigación que muestra que los trabajadores probablemente no necesitan estar en casi un tercio de las citas a las que asisten.

La investigación, realizada durante el verano en Estados Unidos por Steven Rogelberg, profesor de ciencia organizacional, psicología y gestión en la Universidad de Carolina del Norte, analizó las agendas semanales de 632 empleados de 20 sectores y evaluó cuánto tiempo pasaban realmente en reuniones, el beneficio que tuvieron y cómo respondieron a las invitaciones.

La conclusión fue que los empleados dedican una media de 18 horas a la semana a las reuniones y declinan cerca del 14% de las invitaciones, aunque preferirían no participar en el 31% de estas citas.

El estudio encuentra que participar de mala gana en reuniones no críticas desperdicia un estimado de $25,000 por empleado anualmente y proyecta costos de $101 millones por año para cualquier empresa con más de 5,000 empleados.

"Las reuniones nos controlan y las malas reuniones tienen un costo enorme", dijo Rogelberg, quien ha investigado las reuniones durante dos décadas.
- Recibes una invitación a una reunión y dices: 'No necesito estar allí', pero dices que sí, ¿por qué?

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Muchos lo aceptan porque es la norma en el lugar de trabajo: nadie quiere ofender al organizador de la reunión brincando o que sus compañeros de trabajo piensen que no están comprometidos. Otros odian tener que buscar actualizaciones sobre lo que se discutió.
 
La mayoría de los gerentes no hablan con su equipo sobre cómo y cuándo rechazar reuniones, en parte porque generalmente son ellos quienes las lideran y les gusta la sensación de control que brindan, agrega Rogelberg.

La encuesta encontró que las mujeres estaban más preocupadas que los hombres por rechazar reuniones por temor a molestar a sus colegas para que los pusieran al día sobre el contenido discutido más adelante.

"Personalmente, hay días y semanas en los que mis reuniones me controlan", dijo Betsy Peters, vicepresidenta de marketing y estrategia de productos de Riva, un proveedor de software de datos de ingresos para la industria de servicios financieros con sede en Edmonton, de Alberta
 

Menos participantes y reuniones más cortas
Betsy necesitaba organizar mejor las reuniones con Riva cuando llegó la pandemia de Covid y los empleados cambiaron a trabajar de forma remota. Así que le pidió a Rogelberg que hablara con los 100 o más empleados de Riva. Desde entonces, han estado recortando la lista de asistentes y también acortando todas las reuniones para que las personas puedan tomar notas resumidas o prepararse para la próxima reunión en línea.
- Se acabó la tiranía de la reunión de 30 minutos. Movemos la aguja en las reuniones”.

Sin embargo, pocas empresas han logrado esto. La investigación anterior de Rogelberg descubrió que las reuniones mal administradas pueden socavar el compromiso de los empleados e incluso aumentar su intención de irse, y el atolladero de las reuniones empeoró durante la pandemia debido al cambio al trabajo remoto y las videoconferencias.
 
Los datos de Microsoft basados ​​en miles de usuarios de su plataforma Teams en el lugar de trabajo encontraron que el tiempo dedicado a las reuniones se ha más que triplicado desde febrero de 2020, y la cantidad de reuniones semanales se ha más que duplicado.
 
Estas reuniones virtuales “tienden a ser más exigentes cognitivamente, más propensas a la distracción y menos efectivas en muchos sentidos que las presenciales”, concluyó un equipo de investigadores en un estudio reciente que examinó cómo cambiaron los patrones de comunicación inmediatamente después. de los confinamientos por la pandemia en 2020.
Los gerentes, que dedican un 20% más de tiempo a las reuniones que el empleado promedio, deben ser más juiciosos al llamarlos y más directos al permitir que la gente los rechace, dijo Rogelberg.
  
Las reuniones rechazadas aumentaron un 84 % en el último año, según los últimos datos de Microsoft, pero esto probablemente se deba al hecho de que las reuniones superpuestas aumentaron un 46 % durante el mismo período.

Las agendas deben enmarcarse como un conjunto de preguntas que deben responderse, no como un conjunto de temas.
 
“Si no puede pensar en ninguna pregunta, no debería haber tenido la reunión”, dijo Rogelberg.
Invitar a las personas a solo una parte de una reunión también ayuda a mejorar su efectividad, según una investigación. De lo contrario, la gente se desconecta: los encuestados de Rogelberg dijeron que terminan realizando múltiples tareas durante el 70% de una reunión innecesaria.

Para estimar el costo de las reuniones sin sentido, el profesor calculó el pago por hora de los empleados en función de su salario informado y las horas trabajadas por semana, luego extrapoló estos números para representar empresas de diferentes tamaños. Otter.ai Inc., cuyo software ayuda a las empresas a grabar y transcribir reuniones, financió y se asoció en el estudio.